Jeder Student kennt es: Während der Klausurphase strahlt die Wohnung vor Sauberkeit, aber der Lernplan liegt verstaubt in der Ecke. Damit du deiner Aufschieberitis endlich den Kampf ansagen kannst, zeigen wir dir wie du deine Prioriäten richtig setzt und deinen inneren Schweinehund überwindest.

Das Grundkonzept 

Eine der wohl bekanntesten Zeitmanagement-Methoden ist die Eisenhower-Methode, auch das Eisenhower-Prinzip genannt. Die nach dem ehemaligen amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannte Methode kategorisiert Aufgaben anhand ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit. Die Einteilung der Aufgaben hilft dir Prioritäten richtig zu setzen. [1]

Das Konzept der Eisenhower-Methode liegt einer Erkenntnis des gleichnamigen Erfinders zugrunde: Wichtige Aufgaben sind selten dringend und dringende Aufgaben selten wichtig. Aber wann sind Aufgaben wichtig bzw. dringend? [2]

  • Eine Aufgabe ist dann wichtig, wenn dem Erreichen des Ziels einen hohen Wert beigemessen wird.
  • Dringlich ist eine Aufgabe, wenn es eine zeitliche Terminierung gibt (z.B. Deadlines für Projekte oder Klausurtermine). [3]

Die Eisenhower-Matrix

Wird die Dringlichkeit mit der Wichtigkeit kombiniert, entsteht nach der Eisenhower-Methode eine Vier-Felder-Matrix, mit der die Aufgaben kategorisiert werden:

Die Matrix der Eisenhower-Methode

Wichtige und dringliche Aufgaben

Wichtige und dringliche Aufgaben werden der Kategorie A zugewiesen und haben in der Bearbeitung die höchste Priorität. Daher sind A-Aufgaben sofort von dir zu erledigen. Entstehen können Aufgaben der höchsten Priorität durch verschiedene interne und externe Einflüsse. [4] Es werden insgesamt vier Arten von A-Aufgaben bei der Eisenhower-Methode unterschieden:

Selbst verursachte A- Aufgaben: Werden B-Aufgaben nicht terminiert, sondern aufgeschoben, schieben sie sich durch ihre Dringlichkeit in die höchste Priorität. [4]

Beispiel: Das Schreiben der Hausarbeit hast du vor dir hergeschoben (auch bekannt als Prokrastination) und in einer Woche ist der Abgabetermin. So wurde aus einer wichtigen Aufgabe nun auch eine dringliche Aufgabe.

Extern ausgelöste A-Aufgaben: Krisen und Probleme können als externer Faktor dazu führen, dass Aufgaben höchste Bearbeitungspriorität bekommen. [4]

Beispiel: Du hast deine Bachelorarbeit fertiggestellt, hast noch drei Wochen Zeit bis zur Abgabe und dein Laptop stürzt ab. Die Festplatte deines PCs ist irreparabel zerstört und damit sind all deine Daten weg. In diesem Fall musst du sofort auf die Krise reagieren und die Aufgabe erledigen.

Vorgegaukelte A-Aufgaben: Hierbei handelt es sich um C-Aufgaben, die aufgrund ihrer Dringlichkeit jedoch fälschlicherweise als A-Aufgabe eingestuft werden. [4]

Beispiel: Dein Kommilitone bittet dich bei einer Aufgabe um deine Hilfe. Da er die Aufgabe morgen bereits morgen abgeben muss, ist er zeitnah auf deine Hilfe angewiesen.

Selbst initiierte A-Aufgaben: Manchmal müssen spontane Ideen, Gedankenblitze oder eine günstige Gelegenheit genutzt werden, um wesentlich zur Zielerreichung beizutragen. [4]

Beispiel: Du hast zufällig eine Stellenanzeige für eine Werkstudententätigkeit im Internet gefunden. Die Beschreibung passt perfekt zu dir und du ergreifst die Chance dich zu bewerben. Das Erstellen des Anschreibens und des Lebenslaufes hat jetzt höchste Priorität.

Wichtige, aber nicht dringliche Aufgaben

Da diese Aufgaben noch keine Relevanz in naher Zukunft haben, werden sie der Kategorie B zugeordnet. B-Aufgaben sind von dir auf ein Datum bzw. Deadline zu terminieren, denn aufgeschoben bedeutet nicht aufgehoben! Ansonsten läufst du Gefahr, dass aufgeschobene B-Aufgaben sich durch ihre Dringlichkeit zu A-Aufgaben entwickeln – genau das soll die Eisenhower-Methode verhindern. [5]

Beispiel: Du hast das Thema deiner Bachelorarbeit gefunden und der Abgabetermin ist in 3 Monaten.

Tipp: Um zu überprüfen, ob du mit deiner Zuteilung der Aufgabe in Kategorie A oder B richtig liegst, solltest du folgende Frage für dich selbst beantworten: Kann ich diese Aufgabe allein erledigen oder bin ich auf die Hilfe anderer Menschen angewiesen? Falls du merkst, dass du diese Aufgabe nicht allein erledigen kannst, gehört diese Aufgabe in Kategorie C. [2]

Dringliche, aber nicht wichtige Aufgaben

Hierbei handelt es sich um Aufgaben der Kategorie C. Bei diesen Aufgaben musst du dich folgendes fragen:

  • Ist es wirklich notwendig, die Aufgabe zu erledigen?
  • Ist es erforderlich, dass die Aufgabe von mir erledigt wird?

Ist es nicht notwendig die Aufgabe zu erledigen, kann sie getrost in den Papierkorb geschoben werden. Kann die Aufgabe unabhängig von dir erledigt werden, kannst du die Aufgaben jemand anderen zuweisen.

Beispiel: Heute bist du laut WG-Plan dran den Wocheneinkauf zu machen. Da der Kühlschrank wirklich komplett leer ist, kannst du den Einkauf nicht auf morgen verschieben. 

Nicht dringliche und unwichtige Aufgaben

Nicht drinliche und unwichtige Aufgaben sind ein klarer Fall für den Papierkorb, denn oft handelt es sich hierbei um klassische „Zeitfresser“. Aus diesem Grund ist es wichtig, entsprechend der Eisenhower-Methode, „Papierkorb-Aufgaben“ auf ein Minimum zu reduzieren. [4] Dazu gehören klassische Ablenkungen, wie zum Beispiel auf Social-Media zu verweilen und süße Tiervideos zu schauen. 

Praktische Umsetzung 

In der Theorie ist die Eisenhower-Methode ja schön und gut, aber wie kannst du das Ganze jetzt praktisch umsetzen?

Du schnappst dir ein Blatt Papier und schreibst alle Aufgaben auf. Nachdem du deine To-Do-Liste erstellt hast, nimmst du dir einen Textmarker zur Hand und färbst die unterschiedlichen Aktivitäten nach ihrer Priorität ein. Hierfür haben wir uns ein Beispiel überlegt, damit du dir die Vorgehensweise besser vorstellen kannst:

  • Prof E-Mail schreiben wegen Seminar morgen
  • Gliederung für Hausarbeit erstellen (Deadline morgen)
  • Mathe-Übungsblatt machen (Deadline übermorgen)
  • Für Klausuren anmelden (Deadline in 1 Woche)
  • Termin beim Hausarzt machen
  • Wocheneinkauf machen
  • Blumen gießen
Beispiel für die Eisenhower-Methode

Jetzt planst du deinen Tag um festgelegte Aktivitäten herum, wie Vorlesungen beispielsweise. Dabei solltest du darauf achten, dass du dir nach anspruchsvollen Tätigkeiten eine Pause gönnst. C-Aufgaben kannst du beispielsweise nach A-Aufgaben erledigen, da sie nicht deine volle Konzentration benötigen. Darüber hinaus kannst du dir deine individuelle Leistungskurve zunutze machen. Lege C-Aufgaben auf den Zeitraum, in dem du dich schlechter konzentrieren kannst. A- und B-Aufgaben solltest du zu Uhrzeiten terminieren, in denen du höchst produktiv sein kannst.

Arbeitsalltag mit der Eisenhower-Methode gestalten

Grenzen der Eisenhower-Methode

Nicht jede Methode ist für jeden geeignet. Vielen Menschen fällt es dennoch schwer zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit bei der Eisenhower-Methode zu unterscheiden. Das ist nicht dir geschuldet, denn manchmal ist es schwierig herauszufinden, ob eine Aktivität dringend oder wichtig ist.

Vor allem als Schüler oder Student ist es schwierig C-Aufgaben zu delegieren (wenn möglich). Du kannst mal deinen WG-Mitbewohner fragen, ob er für dich diese Woche den Wocheneinkauf macht. Aber immer wieder die Aufgabe an deinen Mitbewohner abzutreten wird auf lange Sicht nicht funktionieren. [6]

Dennoch sind wir überzeugt davon, dass die Eisenhower-Methode eine gute Übung ist, um Aufgaben und Aktivitäten zu priorisieren. Denn die Unterscheidung in Wichtigkeit und Dringlichkeit setzt den Fokus auf diejenigen Aufgaben, die etwas zur Zielerreichung beitragen.

In diesem Video wird die Eisenhower-Methode nochmal ausführlich erklärt und dir wird gezeigt, wie du deinen Tag effektiv und effizient planen kannst.

1. Die Eisenhower-Methode hilft dir ...
2. Die Eisenhower-Methode hat ihren Namen von ...
3. Welche Aufgaben werden bei der EIsenhower-Methode unterschieden?
4. C-Aufgaben sollten ...
5. A-Aufgaben lassen sich unterteilen in:
Quellen

[1] Egle, G. (2020). Onlinequelle. Prioritäten setzen: Eisenhower-Methode. Erreichbar unter: https://www.teachsam.de/arb/zeitmanagement/zeitmanag_2_3_5.htm. Abruf am: 04.12.2020.

[2] Büntemeyer, L. (2020). Onlinequelle. Eisenhower-Prinzip: Prioritäten setzen leicht gemacht. Erreichbar unter: https://www.impulse.de/management/selbstmanagement-erfolg/eisenhower-prinzip/3558243.html?conversion=ads. Abruf am: 04.12.2020.

[3] Lernenheute (o. J.) Onlinequelle. Das Eisenhower-Prinzip. Erreichbar unter: https://www.lernen-heute.de/selbstmanagement_eisenhower.html. Abruf am: 04.12.2020.

[4] Proske, A., Reichert, J. F., Reiff, E. (2015). Richtig priorisieren. 2. Auflage. Freiburg: Haufe Verlag. S.60-63.

[5] 1&1 IONOS SE (2019). Onlinequelle. Die Eisenhower-Matrix: Nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ordnen. Erreichbar unter: https://www.ionos.de/startupguide/produktivitaet/eisenhower-matrix/. Abruf am 04.12.2020.

[6] Greiner, A., Langer, S., Schütz, A. (2012). Stressbewältigungstraining für Erwachsene mit ADHS. Berlin: Springerverlag. S. 75.