Du hast dich mal wieder bei einer Aufgabe total verzettelt und kommst in Zeitnot? Oftmals fällt uns schwer die Dauer der Aufgaben richtig einzuschätzen. Nicht allzu selten passiert es, dass aus einer 30-Minuten-Aufgabe dann doch eine 3-Stunden-Aufgabe geworden ist. Damit du in Zukunft deinen Arbeitstag strukturiert und entspannt angehen kannst, geben wir dir DAS Werkzeug an die Hand: Die ALPEN-Methode.

Das Grundkonzept der ALPEN-Methode

Die 5 Schritte der ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode wurde von Lothar Seiwert, einer der bekanntesten Zeitmanagement-Experten im deutschsprachigen Raum, entwickelt. Die Methode ist eine einfache Herangehensweise, um den Tagesablauf realistisch zu planen. Auch wenn das Akronym ALPEN an die gleichnamige Gebirgskette erinnert, stehen die einzelnen Buchstaben für die fünf Schritte zur Planung deines Arbeitsalltages [1]:

  • A – Aufgaben aufschreiben
  • L – Länge einschätzen
  • P – Pufferzeiten einplanen
  • E – Entscheidung treffen
  • N – Nachkontrolle durchführen

Die 5 Elemente

A – Aufgaben aufschreiben

Im ersten Schritt geht es darum, sich zunächst einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben und Termine zu verschaffen. Hierfür werden alle für den Tag anstehenden Aufgaben und Termine aufgeschrieben. [2]

Dabei solltest du darauf achten, dir einen Zeitraum auszusuchen, in dem du deine To-Do-Liste ungestört erstellen kannst. Damit minimierst du das Risiko eine der Aufgaben zu vergessen. Du kannst deine Aufgaben abends für den nächsten Tag oder am Morgen des Tages planen. Wenn du all diese Tipps befolgst steht deiner To-Do-Liste nichts mehr im Wege.

L – Länge einschätzen

Im nächsten Schritt wird die Länge der einzelnen Aufgaben geschätzt. Das hört sich im ersten Moment sehr einfach an, jedoch neigen wir Menschen dazu die Zeitdauer zu knapp zu bemessen. Du kannst diesen Schritt als wertvolle Übung ansehen, um deinen Tagesablauf realistisch planen zu können.

Menschen arbeiten effizienter, wenn sie nur eine bestimmte Dauer zum Bearbeiten der Aufgabe zur Verfügung haben. Wie du anhand von Zeitlimits Aufgaben effizienter abarbeiten kannst, erfährst du in unserem Artikel zur Pomodoro-Methode. [2]

P – Pufferzeiten einplanen

Nachdem du die Länge deiner Aufgaben eingeschätzt hast, solltest du Pufferzeiten in deiner Planung berücksichtigen. Täglich kommt es zu unerwarteten Störungen oder Unterbrechungen, die schnell dazu führen können, dass du unter Zeitdruck bei der Erledigung der Aufgaben gerätst. Gerade am Anfang wird zu wenig Zeit für Aufgaben eingeplant, für die am Ende doch mehr Zeit benötigt wird. Eine gute Faustregel ist, ca. 60% der Arbeitszeit am Tag mit Aufgaben und ca. 40% als Pufferzeit für unvorhergesehene und spontane Aktivitäten vorzusehen. Damit stellst du sicher, dass du deinen Tag entspannt angehen kannst. [3]

Pufferzeiten bei der ALPEN-Methode berechnen

Gibt es Tagesphasen, in denen du in ein absolutes Motivationsloch fällst? Das ist kein Zufall! Warum jeder Mensch zu einer anderen Tageszeit zu Höchstleistungen im Stande ist und wie du das clever für dich nutzen kannst, erfährst du in unserem Artikel zur Chronobiologie des Menschen. Nutze deine Leistungskurve, um deinen Arbeitstag optimal zu planen.[4]

E – Entscheidung treffen

Da du nicht alle anstehenden Aufgaben innerhalb eines Tages erledigen kannst, geht es jetzt darum dich für eine Auswahl an Aufgaben zu entscheiden. Außerdem legst du fest, wann du welche Aufgabe erledigen willst. Dabei solltest du dir folgende Fragen stellen:

  • Muss die Aufgabe heute erledigt werden? Ist die Aufgabe wirklich wichtig?
  • Welche Aufgaben kann ich auf einen anderen Tag terminieren? (auf morgen, übermorgen oder sogar nächste Woche)
  • Muss ich die Aufgabe erledigen, oder kann ich sie auch an jemanden delegieren? [5]

Wenn du Probleme hast die Prioritäten richtig zu setzen, kann dir das Eisenhower-Prinzip weiterhelfen. Diese Methode unterscheidet die Aufgaben anhand ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit. [2]

N – Nachkontrolle durchführen

Nachdem du deine Aufgaben abgeschlossen hast, ist es wichtig vorherige Schritte erneut zu rekapitulieren. Die Nachkontrolle ist besonders wichtig, wenn du ein Anfänger bist und das erste Mal die ALPEN-Methode anwendest. Du solltest dir anschauen welche Aufgaben du am Tag erledigt hast und wie lange du tatsächlich für die Aufgaben gebraucht hast. Nur so kannst du aus deinen anfänglichen Planungen und Schätzungen lernen und diese Erfahrungswerte für den nächsten Tag nutzen. [1]

Kritik an der ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode zielt im Kern darauf ab den Studienalltag zu strukturieren und in verschiedene Zeitblöcke zu unterteilen. Auch wenn die Methode in fünf einfachen Schritten zu erlernen ist, hat sie ihre Vor- und Nachteile.

Du musst bereit sein, deinen Alltag nach einer festen Struktur zu gestalten. Viele Menschen fällt es schwer „nach Plan“ zu arbeiten und beschäftigen sich eher mit Aufgaben, auf die sie spontan Lust haben.

Ein weiteres Hindernis stellt die starke Abhängigkeit einer Aufgabe von anderen dar. Arbeitest du beispielsweise an einem Projekt mit Kommilitonen, so kann es sein, dass bestimmte Bereiche die Zusammenarbeit aller benötigt. Demnach kannst du die Dauer der Aufgabe schlecht einschätzen und ebenso schlecht planen. [6]

Die ALPEN-Methode setzt ein moderates Maß an Eigenmotivation und Selbstdisziplin voraus, da diese Methode vor allem am Anfang viel Zeit und Geduld erfordert. Daher ist es wichtig die Methode konsequent anzuwenden, da sich durch das Wiederholen ein Lerneffekt einstellt. [5]

Nichtsdestotrotz bietet die ALPEN-Methode eine einfache Herangehensweise zur Strukturierung des Tages. Das Setzen von Zeitlimits zum Erledigen von Aufgaben kann für viele Studenten und Schüler anspornend sein.

Du kannst nicht genug von der ALPEN-Methode bekommen? Dann haben wir hier noch ein Video für dich:

1. Die ALPEN-Methode...
2. Die Buchstaben der ALPEN-Methode stehen für:
3. Die Pufferzeiten sollen wie folgt berechnet werden:
4. Das Ziel der ALPEN-Methode ist ...
5. Die Methode ist weniger geeignet für Menschen, die...
Quellen

[1] Leibinger, L. (o. J.). Onlinequelle. Die ALPEN-Methode revolutioniert dein Zeitmanagement! Erreichbar unter: https://sevdesk.de/blog/alpen-methode/. Abruf am: 04.12.2020.

[2] MAT-Trainer (Hrsg.). (o. J.). Onlinequelle. ALPEN-Methode. Erreichbar unter: https://brain-fit.com/html/alpenmethode.html. Abruf am: 04.12.2020.

[3] Academy of Sports GmbH. (o. J.). Onlinequelle. ALPEN-Methode. Erreichbar unter: https://www.academyofsports.de/de/lexikon/alpen-methode/. Abruf am: 04.12.2020.

[4] Mai, J. (2020). Onlinequelle. ALPEN-Methode: Definition, Tipps, Vor- und Nachteile. Erreichbar unter: https://karrierebibel.de/alpen-methode/. Abruf am: 03.12.2020.

[5] Büntemeyer, L. (2020). Onlinequelle. Mit dieser Methode strukturieren Sie Ihren Arbeitstag besser – und schaffen mehr. Erreichbar unter: https://www.impulse.de/management/selbstmanagement-erfolg/alpen-methode/4085121.html?conversion=ads. Abruf am: 04.12.2020.

[6] 1&1 IONOS SE. (2020). Onlinequelle. Zeitmanagement mit der ALPEN-Methode: Beispiel und Anleitung. Erreichbar unter: https://www.ionos.de/startupguide/produktivitaet/alpen-methode/. Abruf am: 04.12.2020.